Si estabas pensando en crear un sistema de gestión del mantenimiento aprovechando los recursos propios de tu empresa, te interesa mucho leer esto hasta el final. Te puede ahorrar mucho tiempo y mucho dinero.
Qué entendemos por un sistema de gestión del mantenimiento
Sin rodeos: es un sistema, normalmente informatizado, para organizar el trabajo de un taller de mantenimiento.
- Trabajos por realizar.
- Trabajos en curso.
- Averías, anomalías, incidencias…
- Programación y seguimiento del mantenimiento programado (mantenimiento preventivo).
- Asignar y supervisar el trabajo de cada técnico.
- Historiales, estadísticas, indicadores clave (KPI) para ver rápidamente si estamos mejorando o empeorando.
- Y mucho más, el límite es tu imaginación y tus recursos.
La trampa que casi nadie ve, hasta que es tarde
Precisamente, de todos los puntos del apartado anterior, el más importante es el que menos lo parece.
Me refiero al último.
El límite en el desarrollo.
Ahora te lo explicaré mejor.
Pero primero ¿por qué es tan importante?
Porque es lo que puede hacerte gastar dinero infinito y horas de trabajo.
Ahora sí que te lo explico…
Usar una aplicación que ya existe
Las empresas de desarrollo de software han investigado y desarrollado soluciones que están perfectamente validadas.
Aplicaciones y sistemas que ya están funcionando en otras empresas.
Ya han encontrado errores, problemas, complicaciones a la hora de implantarlas…
Todo eso lo han usado para pulir la aplicación.
Y como tienen muchas empresas distintas usándola, tienen una visión muy profunda de cómo usarla.
Desarrollar tu propia aplicación
Si sabes programar, o tienes personal interno que puede hacerlo, una posibilidad interesante es desarrollar vuestra propia aplicación de gestión.
La principal ventaja es que se puede personalizar y adaptar muchísimo a vuestra forma de trabajar actual.
Otra enorme ventaja es que podéis añadir o quitar funciones siempre que queráis, sin límite.
La trampa oculta
(Otra vez) es la última parte del apartado anterior.
Te la repito:
Podéis añadir o quitar funciones siempre que queráis, sin límite.
Te lo repito más concreto:
SIN LÍMITE.
Esa es la trampa.
Al no haber límite, acabamos cometiendo estos errores:
- Déjalo así y ya lo puliremos más adelante.
- Ya que cambiamos esto, vamos a modificar esto también.
- Si tenéis ideas, decidlas y las vamos implementando.
Y la madre de todos los errores…
El que no se ve hasta que es demasiado tarde…
El que cuesta dinero a la empresa de verdad…
- Vamos a darle una vuelta a la aplicación, que tenemos programadores y hay que aprovecharlos.
Porque ahora viene el bofetón que te da la realidad.
Tienes programadores en plantilla que te están desarrollando la aplicación.
Pero que cobran cada mes.
Y cuando la aplicación está terminada, sigues pagándoles.
Pero para aprovechar mejor ese recurso, les pides que vayan modificando y actualizando la aplicación.
Total, les tienes que pagar igual.
Y no los puedes despedir, porque tienen que dar soporte a los usuarios de la aplicación.
¿Cuánto cobra un programador al año?
¿Cuántos años tienes que estar pagándole?
¿Y si se va, y si se pone enfermo?
¿Debo tener dos programadores, que se cubran entre ellos?
¿Cuánto cuesta al final tener nuestra propia aplicación?
Pues eso.
Haz números.
El otro punto de vista
Ahora lo de comprar la aplicación a una empresa externa no parece tan mala idea.
Lo primero que nos viene a la cabeza es que si la aplicación ya está hecha, no tenemos que pagar todo el desarrollo.
Como se ha hecho para muchos clientes, el coste del desarrollo se reparte un poco entre todos.
Y suele ser cierto.
Pero eso no es lo importante.
Lo que realmente cuenta es que solo les necesitas una vez.
Implantar el sistema, enseñar a usarlo, y se acabó.
Como mucho un soporte técnico, alguna actualización…
Pero ese servicio suele ser mucho más barato que contratar a un programador 8 horas al día, indefinidamente.
Quizás el primer año hay que hacer una inversión fuerte:
- Licencias.
- Actualización de hardware (algún PC nuevo, impresora de etiquetas…).
- Servicios de instalación y puesta en marcha.
- Formación inicial de los usuarios.
- Tiempo dedicado a aprender en vez de estar reparando o manteniendo máquinas.
Pero los años siguientes la cosa cambia.
Es habitual tener que pagar cuotas mensuales o anuales mientras el sistema esté en uso.
En la industria, eso es mucho tiempo.
Pero casi siempre es más barato que tener personal contratado indefinidamente.
Porque apenas necesitarás los servicios durante el año.
Y no te olvides de esto
Y por último, pero no menos importante, el tema de las tormentas de ideas:
- Qué podemos añadir o cambiar este año…
- He visto esto en otra empresa, podemos copiarlo…
Y un montón de cosas que se traducen en nuevas modificaciones.
Cada modificación tiene efectos en cascada:
- Analizar las consecuencias antes de aprobar los cambios.
- Analizar los costes y beneficios previstos.
- Explicar la idea a los analistas.
- Programar los cambios.
- Transmitir la información a los usuarios.
- Dar soporte a los posibles fallos.
Y por último…
Esto lo he contado muchas veces, y suele malinterpretarse.
A ver si esta vez lo digo mejor.
Las aplicaciones informáticas las desarrollan programadores.
Profesionales expertos en crear y mejorar el software.
Pero las aplicaciones las necesitan los técnicos de mantenimiento.
Y los usuarios son técnicos de mantenimiento.
Ni los usuarios son programadores, ni los desarrolladores son técnicos de mantenimiento.
Y esto es importante.
Porque a veces los programadores piensan como programadores, y los técnicos piensan como técnicos.
Es normal ¿no?
Lo raro es que un programador piense como un técnico, y un técnico piense como un programador.
Y por eso, lo que para uno está muy claro en su cabeza, el otro no es capaz de entenderlo.
Tanto en un sentido como en el otro.
Entonces, la aplicación hace algo parecido a lo que se pedía, pero hay que dar más pasos o es más difícil de aprender por el usuario.
Todo eso son minutos perdidos, miles de veces.
Haz las cuentas.
¿Cómo sería el mundo perfecto?
Escribamos la carta a Papá Noel.
Pidamos la solución ideal.
Si hace volar a sus renos, solucionar nuestro problema será fácil.
Pues yo pediría:
- Que la aplicación esté a mano, es decir que el técnico tenga acceso desde cualquier lugar de la fábrica.
- Que sea intuitiva, es decir que no necesite formación previa, como mucho una explicación rápida, para que pueda usarla bien desde el primer día.
- Que la aplicación siga el flujo de trabajo normal de un técnico, para que no sea necesario cambiar su forma de trabajar para adaptarse a un programa informático.
- Que los programadores conozcan bien la forma de trabajar de los técnicos de mantenimiento, su día a día, las situaciones en las que se pueden encontrar.
- Que no sea necesario teclear o rellenar información que se puede obtener automáticamente. Por ejemplo, no tener que escribir el nombre, modelo o número de serie de la máquina cada vez que se hace un trabajo en ella.
- Que sean los técnicos los que propongan las modificaciones o mejoras que necesiten.
- Que se valore si cada propuesta realmente aporta valor, y no complica innecesariamente el uso.
Así se consigue una aplicación intuitiva, útil, que se usa con ganas, y resuelve problemas a corto, medio y largo plazo.
Una inversión que se hace una vez, y se obtienen beneficios permanetemente.
¿Eso existe?
Pues claro.
Y seguro que hay más de una solución.
Cada una optimizada para un tipo de empresa.
Por ejemplo…
Zafirplan es una aplicación que nació en un taller de mantenimiento industrial.
Y fue creciendo implantándose en distintas fábricas.
Con lo que se iba aprendiendo de cada una, se iba mejorando.
Pero no creando una distinta para cada cliente.
Se consiguió una solución lógica, aplicable a todos los casos, porque todos los técnicos hacemos el mismo tipo de operaciones.
Da igual si vamos a revisar un rodamiento o analizar el consumo de un motor.
El proceso de la información es similar.
Y por eso es tan fácil de usar.
¿Hay otras soluciones?
Seguro.
¿Son mejores o peores que Zafirplan?
No lo sé, depende de lo que necesitas.
Todos tenemos dos pies, pero no todos usamos el mismo tipo de zapato.
Si quieres tener una aplicación funcionando en un par de días, desarrollada por un técnico de mantenimiento que ya ha recorrido el camino de implantar un nuevo sistema de gestión, y que te da soporte y resuelve tus dudas personalmente, en tu idioma, Zafirplan te interesa.
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