Cuando algo es complejo o muy abstracto, intento compararlo con algo más visual o cotidiano.
Por ejemplo…
El sistema sanitario.
Tú vas al médico cuando tienes un problema.
El médico te diagnostica, y te aplica un tratamiento.
Si todo es correcto, se soluciona tu problema.
Eso es lo que tú ves.
Lo que te importa.
Aunque luego están los KPI.
Aparece el ministro de turno, diciendo que este año los tiempos de espera en la sanidad se han reducido un 4,3%.
Ese valor, si todo se ha calculado correctamente, incluyen tus visitas a tu médico, tu tratatamiento, etc.
Al político no le importa tu tratamiento.
Le importa el dato global.
Y a ti no te importa el político ni sus datos.
Te importa tu problema y la solución.
Pues bien…
En el mantenimiento industrial pasa lo mismo.
Hay unos datos que son los que importan a los técnicos.
Información sobre cada avería, para facilitar el diagnóstico.
Historiales que ayudan a los técnicos a entender las causas y encontrar soluciones más rápidas y eficaces.
Y después están los KPI.
Que indican si en general, el servicio está mejorando o empeorando.
Son capas distintas de información, con objetivos distintos.
Aunque todos los datos salen del mismo sitio.
Bien, hasta aquí, hemos comparado el sistema sanitario, que todo el mundo conoce (quiera o no quiera), con los sistemas de mantenimiento industrial.
Ahora reflexionemos sobre cómo evitar errores absurdos.
A la hora de crear un sistema de gestión de la información, hay que pensar en las dos capas.
Hay que tener muy en cuenta quién va a alimentar al sistema con datos.
Y hay que intentar ponérselo muy fácil para que sea rápido, fácil y útil para esa persona.
Es decir, no puedes decirle al médico que anote cuánto tiempo ha dedicado a atender a cada paciente.
Ni que pregunte a la persona su edad, su domicilio, su número de la seguridad social, en cada visita.
El profesional sanitario solo debe rellenar la información útil para resolver el problema de ese día.
El resto de información puede ser útil, pero si no es relevante en ese momento, debes conseguirla de otra forma, sin involucrar a nadie.
Por ejemplo, la información que identifica al paciente ya está en una base de datos. Con pedirle su tarjeta sanitaria, en un segundo se recogen todos esos datos.
Otro ejemplo es el tiempo de consulta. El médico puede identificar al paciente en cuanto entra en la sala, y pulsar un botón cuando finalice la consulta, y el sistema registra la hora en cada caso, haciendo el cálculo y guardando el dato.
Es bastante evidente, ¿verdad?
Pues en las fábricas, a veces se hace todo lo contrario.
Se pide a los técnicos que registren los tiempos, que clasifiquen las intervenciones por tipo, que seleccionen el nivel de urgencia…
Cosas que le hacen perder tiempo y no ayudan demasiado en solucionar el problema inmediato.
Pero eso no es lo peor…
Lo malo es cuando las herramientas no están pensadas para documentar lo que realmente hace falta: cuáles son los síntomas, cuál es la causa, cómo se ha resuelto…
Es como si miras el historial médico de una persona y solo ves el número de veces que se ha visitado, cuánto tiempo ha estado, cuánto tiempo ha pasado entre cada visita…
Pero no ves qué medicación tomó cuando tuvo aquel dolor de espalda, o cuántas infecciones tuvo el año pasado.
Resumiendo…
Sabemos, porque en muchos sistemas tenemos ejemplos muy claros, que los datos:
- deben recogerse fácilmente, o si no, se pierden.
- deben recopilarse por la persona que interviene, o si no, no son precisos.
- deben ser relevantes con el tema tratado en ese momento, o si no, son inútiles.
- deben ser accesibles, o si no, hacen perder tiempo.
- deben recogerse automáticamente siempre que sea posible, o si no, las personas desperdician su tiempo (= dinero).
Si el sistema está bien montado, los KPI salen solos.
Y cuando digo solos, me refiero a solos.
Sin tener que hacer nada, deberían aparecer en una pantalla.
Si hay personas analizando datos y rellenando tablas de excel, mierda.
La hemos cagado.
Así de claro.
Si los datos ya estaban recogidos, los cálculos se deben actualizar y mostrar los resultados de forma automática.
Para eso se inventaron los ordenadores hace muuuchos años.
Por eso en mis sistemas hago exactamente lo que te he explicado.
El técnico recoge la información imprescindible, o que puede ser útil para él mismo o sus compañeros.
De forma rápida y estructurada, sin complicaciones.
Y los KPI salen por otro lado.
Así, tanto la parte operativa como la parte política pueden consultar los datos que quieren en un par de clics.
Esto puede ser un problema, porque muchas personas que antes pasaban datos de un excel a otro, dejan de ser necesarias.
Pero ese es otro tema, que si quieres comentamos otro día.
De momento deja tu opinión aquí debajo.
¿Cómo lo haces tú?
¿Qué sistemas has conocido, y qué tal eran?
Cuenta, cuenta…
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